La importancia de la destrucción de documentos confidenciales

LOS DOCUMENTOS IMPORTANTES/CONFIDENCIALES NO SE RECICLAN, SE DESTRUYEN

Toda empresa debe destinar parte de su presupuesto anual para la destrucción de documentos, tanto los que son confidenciales, como aquellos que no son tan importantes, pero que se le deben de seguir un proceso para su destrucción.

Los documentos que se van compilando en las oficinas, despachos, empresas e incluso por autónomos, deben de ser destruidos, los documentos no basta con usar una máquina corta papel; existen evidencias de personas que han usado restos de basura para obtener información de las empresas, has oído de la expresión busca en su basura y sabrás quien es, existen personas que se dedican a escudriñar en los basureros de las empresas y las personas para saber información de ellas.

Todo papel que sale de una oficina, despacho o casa tiene algún tipo de información, otros documentos son tan importantes que el solo hecho de tirarlos a la basura generaría un peligro para nuestro cliente, podríamos estar poniendo en peligro su intimidad, secretos profesionales, incluso secretos industriales. Es por ello que para destruir papel es mejor contratar una empresa confiable que se dedique a ello, hay despachos y oficinas de toda clase que guardan grandes cantidades de papeles y documentos que forman expedientes de procesos judiciales, administrativos o de cualquier otra índole, con mucha información de sus clientes o empresas. La destrucción de estos documentos o papeles debe ser confiada a expertos para que sigan un proceso de recolección y destrucción.

Cuando un cliente confía en nosotros y nos entrega información que vamos recopilando en expedientes, debemos ser responsables desde ese momento en que nos contrata, como hasta el momento que ya no ocupamos dicha información, no permitiendo que nadie tenga acceso.

Las nuevas normativas están dirigidas a regular este momento, en que las oficinas o despachos al no ocupar más los documentos, solo deciden tirarlos, dejando la posibilidad de que alguien acceda a estos. Es por ello que era ya necesario que se les obligara a destruirlos, contratando o haciéndolo por sus medios.