¿Cómo redactar las convocatorias y las actas de una comunidad de propietarios?
Como toda administración la comunidad de vecinos o propietarios de una finca, tiene una persona que se encarga de dirigir, el Presidente es la persona responsable, de realizar las convocatorias, y efectuar las reuniones.
De esa reunión o sesión donde concurren todos
los vecinos (deber ser), aunque en la realidad es que solo concurren la mitad o
la mayoría (lo cual es suficiente para sesionar y tomar decisiones), se debe
levantar un acta para cumplir con la Ley de propiedad horizontal ésta debe
contener mínimamente lo siguiente:
- La fecha, hora y lugar de la celebración de la Junta. Debe quedar constancia del momento en que se desarrolló y el lugar, por futuras reclamos.
- Si es en primera o segunda convocatoria. Esta parte es necesario el asesoramiento de personas con conocimiento para evitar que hayan irregularidades que traigan consigo nulidades del acto.
- Se necesita establecer quien hace la convocatoria, ya que la pueden convocar el presidente o el veinticinco por ciento de los propietarios.
- Hay que dejar establecido también si es una Junta Ordinaria o Extraordinaria, ya que ambas son diferentes y tienen efectos jurídicos ulteriores diferentes.
- Una lista de los asistentes y representados, esta es otra parte en la que se necesita del asesoramiento de personas que posean ese conocimiento, ya que es un aspecto legal con consecuencias jurídicas.
- Los acuerdos tomados. Aquí es donde se crean las acciones a realizar.
- Así como se comenzó a una hora, es necesario establecer la hora en que termina la Junta.
- La firma del Secretario; y
- Firma del Presidente de la Comunidad de vecinos propietarios.
Redactar lasconvocatorias y las actas de las sesiones de juntas de vecinos, es una tarea que se necesita de la concurrencia y apoyo de personal capacitado, que tenga el conocimiento previo sobre todos los aspectos legales.
Hacer énfasis que el corazón de la administración de fincas está en la redacción de las actas, los acuerdos y las convocatorias, ya que son los elementos jurídicos que producen efectos legales ulteriores, deben ser elaboradas, supervisadas o asesoradas por profesionales en la materia.